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公司搬家流程-皇冠國際貨運搬家服務

一、搬遷前準備階段
 
(一)規(guī)劃與決策
 
1. 成立搬遷小組:在 2024 年 9 月 8 日(星期日)組建一個由行政、IT、后勤等相關部門人員組成的辦公室搬遷小組,負責統(tǒng)籌搬遷事宜,指定小組負責人。
2. 確定搬遷日期:根據(jù)公司業(yè)務安排,選擇對業(yè)務影響最小的時間段進行搬遷,比如周末或者節(jié)假日,提前與新辦公室物業(yè)溝通確認可入駐日期。
3. 新辦公室布局規(guī)劃:在 9 月 9 - 15 日期間,搬遷小組對新辦公室進行實地考察,根據(jù)部門人員數(shù)量、工作流程等因素設計合理的辦公區(qū)域、會議室、公共區(qū)域等布局,并繪制平面圖。
 
(二)物品整理
 
1. 通知員工:9 月 16 - 20 日,向全體員工發(fā)送辦公室搬遷通知,告知搬遷日期、新辦公室地址、注意事項等信息,要求員工對個人物品進行整理和標記。
2. 資產(chǎn)清查:9 月 21 - 30 日,對公司的辦公設備(如電腦、打印機、復印機等)、家具(辦公桌、椅子、文件柜等)等資產(chǎn)進行清查和登記,記錄設備的型號、序列號、使用部門等信息。
3. 物品分類打包:10 月 1 - 10 日,員工將個人物品按照辦公用品、文件資料、私人物品等分類整理,放入相應的包裝箱,并在箱子上標注姓名、部門、物品類別等信息;對于辦公設備和家具,由后勤人員負責拆卸、打包,并做好標記。
 
(三)服務協(xié)調(diào)
 
1. 聯(lián)系搬家公司:10 月 11 - 15 日,選擇有資質(zhì)、信譽好的搬家公司,與搬家公司簽訂合同,明確搬家的時間、地點、物品數(shù)量、搬運方式、費用等細節(jié)。
2. 電信及網(wǎng)絡遷移:10 月 16 - 20 日,聯(lián)系電信運營商和網(wǎng)絡服務提供商,安排在搬遷當天或前一天進行電話、網(wǎng)絡線路的遷移和調(diào)試,確保新辦公室的通信暢通。
3. 物業(yè)協(xié)調(diào):10 月 21 - 25 日,與新、舊辦公室的物業(yè)進行溝通協(xié)調(diào),辦理相關手續(xù),如退租手續(xù)、新辦公室入駐手續(xù)、電梯使用許可、停車位安排等。
 
二、搬遷實施階段
 
(一)搬遷當天
 
1. 2024 年 10 月 26 日(星期六)早上,搬家公司按照約定時間到達舊辦公室,搬遷小組負責指揮和監(jiān)督搬家公司的搬運工作,確保物品按照標記有序搬運。
2. 員工將個人重要物品(如筆記本電腦、貴重文件等)自行攜帶至新辦公室。
3. 設備安裝調(diào)試:在物品搬運到新辦公室后,IT 人員立即對辦公設備進行安裝和調(diào)試,如電腦、打印機、網(wǎng)絡設備等,確保設備正常運行。
 
(二)后續(xù)整理
 
1. 10 月 26 日下午,員工對自己的辦公區(qū)域進行整理,將個人物品歸位,按照新的布局擺放辦公設備和家具。
2. 10 月 27 - 31 日,行政人員對公共區(qū)域(如會議室、茶水間、接待區(qū)等)進行整理和布置,擺放相應的家具和設備,營造舒適的辦公環(huán)境。
 
三、搬遷后收尾階段
 
(一)檢查與確認
 
1. 11 月 1 - 5 日,搬遷小組對新辦公室的所有設備、家具、物品進行全面檢查,確認是否有遺漏、損壞等情況,如有問題及時與搬家公司聯(lián)系協(xié)商解決。
2. 員工對個人物品進行檢查,確認是否有丟失或損壞,如有問題及時向搬遷小組報告。
 
(二)文檔更新
 
1. 11 月 6 - 10 日,行政人員對公司的通訊錄、內(nèi)部文件(如部門分布、人員座位表等)等相關文檔進行更新,確保信息的準確性。
2. IT 人員對網(wǎng)絡設置、辦公軟件配置等相關文檔進行更新,以便后續(xù)維護和管理。

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